E-Teminat Mektubu Uygulaması Nedir?

Elektronik İmza Kanunu’nda yapılan değişiklik ile birlikte teminat mektuplarının elektronik olarak hazırlanaması mümkün hale gelerek elektronik teminat mektubu uygulamasına geçilmiştir. Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Genel Tebliği (Sıra No:63) ile resmi gazetede yayınlanmasıyla artık e-teminat mektubu kullanılmaya resmi olarak başlanmıştır. Banka, muhatap ve lehdat arasında kağıt ortamında hazırlanan teminat mektubu ile alışveriş yapılmakta ve buna bağlı olarak teslim alma, teslim etme, mektubun doğruluğu, saklanması gibi durumlar zaman ve maddi kayıplar oluşturmaktaydı. Bu gibi durumlara karşı hem hızlı hem de güenli işlem yapılabilmesi için geçilen e-Teminat uygulaması sile tüm süreç elektronik ortamda yapılmaktadır.

E-Teminat Mektubunun Düzenlenmesi

Elektronik teminat mektubu düzenlenmesi yükümlü kişinin talebi doğrultusunda banka tarafından yapılır. Banka tarafından kendi sistemi üzerinden hazırlanan usul ve esaslara uygun e-Teminat mektubu Kredi Kayıt Bürosu aracılığıyla standart belge ve raporlamaya uygun olarak Elektronik Teminat Mektubu Platformu’na gönderilir. Usul ve esaslara uygun olarak hazırlanmayan ya da gönderilmeyen belgeler e-Teminat mektubu sayılmayacaktır.

Her e-Teminat mektubuna özel olarak tekil bir Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN) oluşturulur. 32 haneden oluşan ETTN;DK1E6C25-117B-4637-AAEB-DAD8EADFBD56 ya da 8ba8c024-3963-4164-b62a-e5ef97cb347b formatında olmalıdır.

E-Teminat Mektubunun Görüntülenmesi

Elektronik teminat mektubu görüntülemek için yükümlü tarafından bankadan talep edilen teminat mektubuna ilişkin ETTN numarası alınmalıdır. E-teminat mektubu ile yapılacak başvuruda ilgili idareye başvuruda ETTN numarası bildirilmesi gerekir. İdare tarafından ETTN numarası sistemde gerekli yere yazılarak sorgulama işlemi kolayca yapılır. Teminat mektubu görüntülenmesi sonucunda teminat bilgileri, teminat işlemleri gibi bilgileri görüntüleyebilirsiniz. Bunlara ek olarak e-Teminat mektubu sisteminde teminat mektubunun yaşam döngüsüne ait kabul edildi, iade edilebilir, iade edildi, reddedildi gibi durumlar yer alır.

E-Teminat Mektubunun Muhafaza Edilmesi

Elektronik teminat mektubu saklanması 11 Mayıs 2019 tarihi itibariyle 30771 sayılı Resmi Gazate’de yayınlanan Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Genel Tebliğine göre yürütülmesine karar verilmiştir. İlgili tebliğe göre mali süreç içerisinde kullanılan e-teminat mektupları e-teminat uygulaması üzerinde elektronik olarak muhafaza edilecektir. E-Teminat mektuplarının kağıt ortamında saklanması bir anlam taşımaz. E-Teminat mektularının e-Teminat Uygulaması üzerinde saklanması ilgili kurum, kişi ya da bankaların kendi mevzuatlarından doğan sorumlukları ortadan kaldırmaz. Elektronik ortamda saklanması ile özellikle fiziki arşivleme zorlukları, karışıklıkları ve takip sorununun önüne geçilmektedir. Buna ek olarak e-teminat uygulamasında yaşanacak olağanüstü durumlarda ise kağıt ortamında işlemler devam ettirilecektir.

E-Teminat Mektubu Kullanılmasının Yararları

Elektronik teminat mektubu kullanılmasıteminat mektuplarının fiziki alışverişine göre daha hızlı ve güvenlidir. E-teminat mektubu yararları;

  • Teminat mektubunun sahte olup olmadığını kontrolünün yapılabilmesi ve sahte teminat mektuplarının önüne geçilmesi
  • Fiziki arşivlemenin zorluğu yerine elektronik ortamda kolay arşivleme ve aranılan mektubun kolayca bulunabilmesi
  • Fiziki mektupların kaybedilmesi ya da tahrip olması riskine karşın e-teminat mektuplarının kolayca saklanması ve korunması
  • Fiziki mektupların vadesinin takip edilme zorluğuna karşın e-teminat mektuplarının kolayca takip edilmesi
  • Elektronik ortamda yüksek güvenlikli paylaşım ile sadece yetkili kişilere gönderilmesi

E-Teminat Mektubu Sistem İşleyişi

E-teminat mektubu uygulamasının kullanım adımları şu şekildedir;

  • E-teminat mektupları yükümlünün talebi üzerine belirlenen usul ve esaslara uygun olarak bankalarca kendi sistemleri üzerinde oluşturulacaktır.
  • Banka tarafından hazırlanan e-teminat mektubu doğrudan kendi sistemi üzerinden ya da e-teminat Mektubu Platformu aracılığıyla E-teminat Uygulaması’na gönderilir.
  • Online iletilen e-teminat mektubunun doğrulanması ve iletilmesi işlemleri de Bakanlık tarafından oluşturulan standart belge ve raporlama sistemi üzerinden yapılacaktır.
  • Usul ve esaslara uygun olmayan e-teminat mektupları kabul edilmeyecektir.
  • Mali süreçte kullanılan e-teminat mektupları elektronik ortamda muhafaza edilecektir.